Termeni și Condiții de Utilizare

Prezentul Acord de Utilizare („Acordul”) constituie un contract juridic obligatoriu încheiat între Furnizor — entitatea care operează platforma QReportly („QReportly”, „Platforma” sau „Furnizorul”) — și Persoana Juridică care creează un cont, achiziționează un abonament sau utilizează în orice mod serviciile („Clientul”, „Utilizatorul” sau „Persoana Juridică înrolată”).

Prin accesarea Platformei, crearea unui cont de administrator, finalizarea procedurii de checkout, activarea unui workspace sau utilizarea continuă a serviciilor, Clientul declară că a citit, a înțeles și acceptă integral și fără rezerve prezentul Acord, precum și Politica de Confidențialitate și Politica de Cookie publicate pe site.

Dacă reprezentantul Clientului nu are autoritatea de a angaja Persoana Juridică sau nu acceptă termenii de mai jos, accesul la Platformă trebuie imediat întrerupt. Furnizorul își rezervă dreptul de a refuza, suspenda sau închide orice cont care nu îndeplinește cerințele legale sau contractuale.

În sensul prezentului Acord, termenii de mai jos au următoarele semnificații, indiferent dacă sunt utilizați la singular sau plural:

QReportly oferă acces la o infrastructură digitală securizată de tip SaaS, destinată implementării și operării canalelor interne de raportare a încălcărilor legii, în conformitate cu Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii Europene, precum și cu legislațiile naționale de transpunere aplicabile în statele membre în care Clientul își desfășoară activitatea sau în care este înregistrat.

Serviciile furnizate au caracter strict tehnic și operațional. Platforma pune la dispoziția Clientului instrumente pentru: recepția sesizărilor, comunicarea securizată cu raportorii, gestionarea termenelor procedurale, generarea registrului oficial, exportul documentelor de conformitate și administrarea setărilor organizaționale. Furnizorul nu prestează servicii de consultanță juridică, audit de conformitate, reprezentare în fața autorităților sau evaluare de fond a sesizărilor.

Relația contractuală dintre Furnizor și Client nu substituie obligațiile legale ale Clientului față de angajați, raportori, autorități de supraveghere sau alte terțe părți. Clientul rămâne singurul responsabil pentru conformarea organizației sale cu cerințele imperative ale legislației aplicabile.

Serviciile Platformei sunt destinate exclusiv Persoanelor Juridice și reprezentanților acestora care dețin împuternicirea legală de a încheia contracte în numele organizației. Utilizatorii care creează conturi declară și garantează că dețin această împuternicire.

Clientul este responsabil pentru acuratețea datelor furnizate la înregistrare, pentru menținerea confidențialității credențialelor de acces, pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor interni și pentru orice activitate desfășurată în cadrul workspace-ului său. Orice acces neautorizat trebuie raportat imediat Furnizorului.

Furnizorul poate solicita documente sau informații suplimentare pentru verificarea identității Clientului sau a reprezentanților acestuia. Necomunicarea informațiilor rezonabil solicitate poate determina suspendarea accesului.

Utilizatorul — Persoana Juridică înrolată — este direct, exclusiv și integral responsabil pentru selectarea pachetului tarifar corespunzător dimensiunii reale a organizației sale, evaluată prin efectivul de angajați (sau prin criteriile de eligibilitate prevăzute în grila tarifară publicată pe Platformă).

Declararea unui efectiv inferior celui real, omisiunea intenționată sau din neglijență gravă a informațiilor relevante, utilizarea unui plan subdimensionat față de realitatea organizațională sau orice altă formă de furnizare eronată a datelor comerciale constituie încălcări contractuale grave. În astfel de situații, Furnizorul este îndreptățit să aplice, fără notificare prealabilă și fără despăgubiri, următoarele măsuri cumulative sau alternative: (i) suspendarea imediată a contului și a accesului la servicii; (ii) rezilierea de drept a Acordului; (iii) declararea nulității juridice absolute a Certificatului de Conformitate generat pe rapoartele PDF exportate în perioada de neconformitate tarifară; (iv) recuperarea diferențelor tarifare datorate, penalități contractuale și eventuale costuri de investigare.

Clientul recunoaște că valabilitatea documentelor de conformitate exportate din Platformă este condiționată de plata la zi a abonamentului și de corespunderea între planul achiziționat și dimensiunea reală a organizației. Orice utilizare a certificărilor emise în condiții de neconformitate se face pe riscul exclusiv al Clientului.

Furnizorul acordă Clientului o licență neexclusivă, netransferabilă, revocabilă și limitată la durata abonamentului, de acces și utilizare a Platformei exclusiv în scopul prevăzut de prezentul Acord.

Platforma este furnizată „ca atare” („as is”) și „în funcție de disponibilitate” („as available”), cu eforturi rezonabile de menținere a disponibilității și securității. Furnizorul nu garantează funcționarea neîntreruptă, lipsa totală a erorilor, compatibilitatea cu orice sistem informatic al Clientului sau îndeplinirea automată a tuturor obligațiilor legale ale Clientului.

Actualizările, mentenanța programată, migrările de infrastructură sau remedierea incidentelor de securitate pot determina întreruperi temporare. Furnizorul va depune eforturi comercial rezonabile pentru notificarea prealabilă a întreruperilor planificate.

QReportly oferă exclusiv instrumentul tehnologic de gestiune a canalelor interne de raportare. Furnizorul NU oferă consultanță juridică, opinii legale, audit de conformitate sau asigurare a îndeplinirii obligațiilor statutare ale Clientului.

Analiza de fond a sesizărilor, calificarea juridică a faptelor raportate, decizia de inițiere sau abandon a investigației, desemnarea Persoanei Desemnate, comunicarea cu autoritățile, respectarea termenelor imperative de răspuns — inclusiv confirmarea primirii în maximum 7 (șapte) zile calendaristice și transmiterea rezoluției în maximum 3 (trei) luni calendaristice, cu posibile prelungiri în condițiile legii — revin în exclusivitate Clientului și Persoanei Desemnate desemnate de acesta.

În măsura maximă permisă de legea aplicabilă, Furnizorul, administratorii, colaboratorii, subcontractanții și furnizorii săi de infrastructură nu pot fi trași la răspundere pentru: (a) amenzi, sancțiuni contravenționale, penalități administrative sau măsuri corrective impuse Clientului de autoritățile de stat, agenții de audit, inspecții muncii, autorități de protecție a datelor sau alte organisme competente; (b) prejudicii directe sau indirecte rezultate din utilizarea incorectă a Platformei; (c) conținutul sesizărilor, mesajelor sau fișierelor transmise de raportori; (d) deciziile interne ale Clientului privind soluționarea cazurilor; (e) pierderi de profit, pierderi de oportunitate, deteriorarea reputației sau alte daune consecvențiale.

Răspunderea totală cumulată a Furnizorului față de Client, pentru orice cauză și indiferent de teoria răspunderii (contractuală, delictuală sau altfel), este limitată la suma efectiv încasată de Furnizor de la Client în ultimele 12 (douăsprezece) luni anterioare evenimentului care a generat pretenția. Dacă nu a fost încasată nicio sumă, limita răspunderii este zero.

Clauzele de limitare și exonerare prevăzute în prezenta secțiune supraviețuiesc încetării Acordului și sunt aplicabile în măsura permisă de legislația imperativă aplicabilă.

Clientul se obligă să utilizeze Platforma în conformitate cu legea, cu prezentul Acord și cu politicile Furnizorului, exclusiv în scopul implementării canalului intern de raportare.

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Platformei, inclusiv codul sursă, designul, mărcile, documentația și know-how-ul, aparțin exclusiv Furnizorului sau licențiatorilor săi. Niciun drept de proprietate nu se transferă Clientului prin prezentul Acord.

Datele introduse de Client în Platformă și conținutul sesizărilor rămân în responsabilitatea Clientului ca Operator de Date, în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), sub rezerva rolului Furnizorului ca Împuternicit, detaliat în Politica de Confidențialitate.

Clientul acordă Furnizorului o licență limitată de a prelucra datele strict pentru furnizarea serviciilor, mentenanță, securitate, suport tehnic și conformare legală.

Utilizatorul poate schimba pachetul tarifar (upgrade) direct din panoul de setări al Platformei, pe măsură ce organizația se dezvoltă sau când efectivul de angajați depășește limitele planului curent. Downgrade-ul poate fi restricționat dacă datele existente sau configurația depășesc limitele planului inferior.

Plata abonamentului se realizează recurent, în avans, prin procesatorul de plăți integrat (Stripe). Clientul autorizează debitarea metodei de plată înregistrate la fiecare ciclu de facturare, conform tarifelor afișate la momentul achiziției sau actualizării planului.

Neplata la scadență poate determina suspendarea accesului după o perioadă de grație rezonabilă. Furnizorul poate aplica dobânzi de întârziere și costuri de recuperare în limitele legii.

Pentru asistență telefonică privind abonamentele, configurarea planurilor sau aspecte comerciale, Clientul poate contacta Furnizorul la numărul +40764381795, în intervalele comunicate pe Platformă.

Furnizorul poate suspenda sau rezilia accesul Clientului, integral sau parțial, cu sau fără notificare prealabilă, în caz de: încălcare a prezentului Acord; furnizare de date false; neplată; utilizare abuzivă; risc de securitate; cerință legală sau ordonanță a autorității competente.

Clientul poate rezilia abonamentul conform procedurii disponibile în panoul de setări sau prin solicitare scrisă. Rezilierea nu exonerează Clientul de obligațiile de plată pentru perioada curentă de facturare sau de răspunderea pentru utilizarea anterioară.

La încetare, accesul la servicii încetează la data efectivă a rezilierii sau expirării. Furnizorul poate păstra sau șterge datele conform Politicii de Confidențialitate și a obligațiilor legale. Clauzele care prin natura lor trebuie să supraviețuiască — inclusiv limitarea răspunderii, proprietatea intelectuală și legea aplicabilă — rămân în vigoare.

Furnizorul poate actualiza prezentul Acord pentru a reflecta modificări legislative, evoluții tehnice, ajustări comerciale sau cerințe de securitate. Versiunea actualizată va fi publicată pe Platformă, cu indicarea datei intrării în vigoare.

Utilizarea continuă a serviciilor după data intrării în vigoare a modificărilor constituie acceptarea acestora. Dacă Clientul nu acceptă modificările, singura remediere este încetarea utilizării și rezilierea abonamentului înainte de data efectivă.

Prezentul Acord este guvernat de legea aplicabilă în jurisdicția în care Furnizorul își desfășoară activitatea principală de operare a Platformei, cu excluderea normelor de conflict de legi care ar trimite la altă legislație.

Părțile vor depune eforturi de bună-credință pentru soluționarea amiabilă a oricăror dispute. În lipsa unei înțelegeri, litigiile vor fi soluționate de instanțele competente de la sediul Furnizorului, cu excepția cazurilor în care legislația imperativă aplicabilă Clientului prevede altfel.

Nicio prevedere din prezentul Acord nu limitează drepturile consumatorilor care, în mod excepțional, ar putea beneficia de protecție imperativă conform legislației locale — însă serviciile sunt destinate utilizării B2B de către Persoane Juridice.