Termini e Condizioni di Utilizzo

Il presente Accordo di Utilizzo ("Accordo") costituisce un contratto giuridicamente vincolante tra il Fornitore — l'entità che gestisce la piattaforma QReportly ("QReportly", "Piattaforma" o "Fornitore") — e la Persona Giuridica che crea un account, acquista un abbonamento o utilizza in qualsiasi modo i servizi ("Cliente", "Utente" o "Persona Giuridica registrata").

Accedendo alla Piattaforma, creando un account amministratore, completando la procedura di checkout, attivando un workspace o continuando a utilizzare i servizi, il Cliente dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente e senza riserve il presente Accordo, nonché l'Informativa sulla Privacy e la Cookie Policy pubblicate sul sito.

Se il rappresentante del Cliente non ha l'autorità di vincolare la Persona Giuridica o non accetta i termini di seguito, l'accesso alla Piattaforma deve essere immediatamente interrotto. Il Fornitore si riserva il diritto di rifiutare, sospendere o chiudere qualsiasi account che non soddisfi i requisiti legali o contrattuali.

Ai fini del presente Accordo, i termini riportati di seguito hanno i seguenti significati, indipendentemente dall'uso al singolare o al plurale:

QReportly fornisce accesso a un'infrastruttura digitale sicura di tipo SaaS, destinata all'implementazione e alla gestione dei canali interni di segnalazione delle violazioni di legge, in conformità alla Direttiva (UE) 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione europea, nonché alle normative nazionali di recepimento applicabili negli Stati membri in cui il Cliente opera o è registrato.

I servizi forniti hanno natura strettamente tecnica e operativa. La Piattaforma mette a disposizione del Cliente strumenti per: ricezione delle segnalazioni, comunicazione sicura con i segnalanti, gestione delle scadenze procedurali, generazione del registro ufficiale, esportazione dei documenti di conformità e amministrazione delle impostazioni organizzative. Il Fornitore non presta servizi di consulenza legale, audit di conformità, rappresentanza presso autorità o valutazione di merito delle segnalazioni.

Il rapporto contrattuale tra Fornitore e Cliente non sostituisce gli obblighi legali del Cliente verso dipendenti, segnalanti, autorità di vigilanza o altri terzi. Il Cliente resta l'unico responsabile della conformità della propria organizzazione ai requisiti inderogabili della normativa applicabile.

I servizi della Piattaforma sono destinati esclusivamente alle Persone Giuridiche e ai loro rappresentanti che dispongono del potere legale di stipulare contratti in nome dell'organizzazione. Gli utenti che creano account dichiarano e garantiscono di possedere tale potere.

Il Cliente è responsabile dell'accuratezza dei dati forniti in fase di registrazione, del mantenimento della riservatezza delle credenziali di accesso, della gestione delle autorizzazioni degli utenti interni e di qualsiasi attività svolta nel proprio workspace. Qualsiasi accesso non autorizzato deve essere segnalato immediatamente al Fornitore.

Il Fornitore può richiedere documenti o informazioni aggiuntive per verificare l'identità del Cliente o dei suoi rappresentanti. La mancata comunicazione delle informazioni ragionevolmente richieste può determinare la sospensione dell'accesso.

L'Utente — Persona Giuridica registrata — è direttamente, esclusivamente e integralmente responsabile della selezione del pacchetto tariffario corrispondente alla reale dimensione della propria organizzazione, valutata in base al numero di dipendenti (o ai criteri di ammissibilità previsti nella griglia tariffaria pubblicata sulla Piattaforma).

La dichiarazione di un organico inferiore a quello reale, l'omissione intenzionale o per grave negligenza di informazioni rilevanti, l'utilizzo di un piano sottodimensionato rispetto alla realtà organizzativa o qualsiasi altra forma di fornitura errata di dati commerciali costituiscono gravi violazioni contrattuali. In tali casi il Fornitore è autorizzato ad applicare, senza preavviso e senza indennizzo, le seguenti misure cumulative o alternative: (i) sospensione immediata dell'account e dell'accesso ai servizi; (ii) risoluzione di diritto dell'Accordo; (iii) dichiarazione di nullità giuridica assoluta del Certificato di Conformità generato nei report PDF esportati durante il periodo di non conformità tariffaria; (iv) recupero delle differenze tariffarie dovute, penali contrattuali ed eventuali costi di indagine.

Il Cliente riconosce che la validità dei documenti di conformità esportati dalla Piattaforma è subordinata al pagamento puntuale dell'abbonamento e alla corrispondenza tra piano acquistato e dimensione reale dell'organizzazione. Qualsiasi utilizzo delle certificazioni emesse in condizioni di non conformità avviene a esclusivo rischio del Cliente.

Il Fornitore concede al Cliente una licenza non esclusiva, non trasferibile, revocabile e limitata alla durata dell'abbonamento, per accedere e utilizzare la Piattaforma esclusivamente per lo scopo previsto dal presente Accordo.

La Piattaforma è fornita "così com'è" ("as is") e "secondo disponibilità" ("as available"), con ragionevoli sforzi per mantenere disponibilità e sicurezza. Il Fornitore non garantisce funzionamento ininterrotto, assenza totale di errori, compatibilità con qualsiasi sistema informatico del Cliente o adempimento automatico di tutti gli obblighi legali del Cliente.

Aggiornamenti, manutenzione programmata, migrazioni infrastrutturali o risoluzione di incidenti di sicurezza possono determinare interruzioni temporanee. Il Fornitore farà ogni ragionevole sforzo commerciale per notificare preventivamente le interruzioni pianificate.

QReportly fornisce esclusivamente lo strumento tecnologico di gestione dei canali interni di segnalazione. Il Fornitore NON offre consulenza legale, pareri legali, audit di conformità o garanzia dell'adempimento degli obblighi statutari del Cliente.

L'analisi di merito delle segnalazioni, la qualificazione giuridica dei fatti segnalati, la decisione di avviare o interrompere l'indagine, la nomina della Persona Designata, la comunicazione con le autorità, il rispetto dei termini inderogabili di risposta — inclusa la conferma di ricezione entro massimo 7 (sette) giorni di calendario e la trasmissione della decisione entro massimo 3 (tre) mesi di calendario, con eventuali proroghe nei limiti di legge — competono esclusivamente al Cliente e alla Persona Designata da esso nominata.

Nella misura massima consentita dalla legge applicabile, il Fornitore, i suoi amministratori, collaboratori, subappaltatori e fornitori di infrastruttura non possono essere ritenuti responsabili per: (a) ammende, sanzioni amministrative, penalità o misure correttive imposte al Cliente da autorità statali, enti di audit, ispettorati del lavoro, autorità di protezione dati o altri organismi competenti; (b) danni diretti o indiretti derivanti dall'uso improprio della Piattaforma; (c) contenuto delle segnalazioni, messaggi o file trasmessi dai segnalanti; (d) decisioni interne del Cliente sulla gestione dei casi; (e) perdita di profitto, perdita di opportunità, danno reputazionale o altri danni consequenziali.

La responsabilità complessiva cumulata del Fornitore verso il Cliente, per qualsiasi causa e indipendentemente dal titolo di responsabilità (contrattuale, extracontrattuale o altro), è limitata alla somma effettivamente incassata dal Fornitore dal Cliente nei 12 (dodici) mesi precedenti l'evento che ha originato la pretesa. Se non è stata incassata alcuna somma, il limite di responsabilità è pari a zero.

Le clausole di limitazione ed esonero previste nella presente sezione sopravvivono alla cessazione dell'Accordo e si applicano nella misura consentita dalla normativa inderogabile applicabile.

Il Cliente si impegna a utilizzare la Piattaforma in conformità alla legge, al presente Accordo e alle policy del Fornitore, esclusivamente per l'implementazione del canale interno di segnalazione.

Tutti i diritti di proprietà intellettuale sulla Piattaforma, inclusi codice sorgente, design, marchi, documentazione e know-how, appartengono esclusivamente al Fornitore o ai suoi licenzianti. Nessun diritto di proprietà viene trasferito al Cliente con il presente Accordo.

I dati inseriti dal Cliente nella Piattaforma e il contenuto delle segnalazioni rimangono sotto la responsabilità del Cliente quale Titolare del trattamento ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), fatto salvo il ruolo del Fornitore quale Responsabile del trattamento, dettagliato nell'Informativa sulla Privacy.

Il Cliente concede al Fornitore una licenza limitata a trattare i dati strettamente per la fornitura dei servizi, manutenzione, sicurezza, supporto tecnico e conformità legale.

L'Utente può cambiare il piano tariffario (upgrade) direttamente dal pannello impostazioni della Piattaforma, man mano che l'organizzazione cresce o quando il numero di dipendenti supera i limiti del piano corrente. Il downgrade può essere limitato se i dati esistenti o la configurazione superano i limiti del piano inferiore.

Il pagamento dell'abbonamento avviene in modo ricorrente, anticipato, tramite il processore di pagamento integrato (Stripe). Il Cliente autorizza l'addebito del metodo di pagamento registrato a ogni ciclo di fatturazione, in base alle tariffe visualizzate al momento dell'acquisto o dell'aggiornamento del piano.

Il mancato pagamento alla scadenza può comportare la sospensione dell'accesso dopo un ragionevole periodo di tolleranza. Il Fornitore può applicare interessi di mora e costi di recupero nei limiti di legge.

Per assistenza telefonica su abbonamenti, configurazione dei piani o aspetti commerciali, il Cliente può contattare il Fornitore al numero +40764381795, negli orari comunicati sulla Piattaforma.

Il Fornitore può sospendere o risolvere l'accesso del Cliente, in tutto o in parte, con o senza preavviso, in caso di: violazione del presente Accordo; fornitura di dati falsi; mancato pagamento; utilizzo abusivo; rischio per la sicurezza; requisito legale o ordine dell'autorità competente.

Il Cliente può risolvere l'abbonamento secondo la procedura disponibile nel pannello impostazioni o tramite richiesta scritta. La risoluzione non esonera il Cliente dagli obblighi di pagamento per il periodo di fatturazione in corso né dalla responsabilità per l'uso precedente.

Alla cessazione, l'accesso ai servizi termina alla data effettiva di risoluzione o scadenza. Il Fornitore può conservare o cancellare i dati in conformità all'Informativa sulla Privacy e agli obblighi legali. Le clausole che per loro natura devono sopravvivere — inclusa la limitazione di responsabilità, la proprietà intellettuale e la legge applicabile — restano in vigore.

Il Fornitore può aggiornare il presente Accordo per riflettere modifiche legislative, evoluzioni tecniche, adeguamenti commerciali o requisiti di sicurezza. La versione aggiornata sarà pubblicata sulla Piattaforma, con indicazione della data di entrata in vigore.

L'uso continuato dei servizi dopo la data di entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione delle stesse. Se il Cliente non accetta le modifiche, l'unico rimedio è cessare l'utilizzo e risolvere l'abbonamento prima della data effettiva.

Il presente Accordo è disciplinato dalla legge applicabile nella giurisdizione in cui il Fornitore svolge la principale attività operativa della Piattaforma, con esclusione delle norme di conflitto di leggi che rinvierebbero ad altra legislazione.

Le Parti si impegnano in buona fede a risolvere amichevolmente qualsiasi controversia. In mancanza di accordo, le controversie saranno risolte dai tribunali competenti presso la sede del Fornitore, salvo i casi in cui la normativa inderogabile applicabile al Cliente disponga diversamente.

Nessuna disposizione del presente Accordo limita i diritti dei consumatori che, in via eccezionale, potrebbero beneficiare di tutela inderogabile ai sensi della normativa locale — tuttavia i servizi sono destinati all'utilizzo B2B da parte di Persone Giuridiche.